1. Time Management Skills 时间管理技巧 Participant Guide 学员手册 Your Name 姓名：___________________ Time Management Skills

2. 前言 “您忙吗？”经常被当作寒暄的话，而每次这个问题得到的答案惊人地一致 -- 忙。 我们身处一个异常忙碌的社会，每个人都非常忙碌。 实际上，这背后有三种忙碌：一种是忙碌但尚未学会管理好自己的时间，这些人 常常会感觉被近乎疯狂的时间表逼疯；一种是忙碌但已经学会应对与取舍；第三 种则是假装出来的忙碌，因为大多人把忙与成功、闲和失败联系在一起。 好，那么在培训开始前，再问一声“您忙吗？” 要是忙的话，有多忙？忙得有目的 吗？还是在瞎忙？是忙得心力交瘁，还是忙得有成就感？ 时间管理的核心问题 是用好时间做对事，您做到了吗？ 希望您能从这次培训中获得答案与启发。 课程目标 本次培训结束后，您能够： ž 辨别时间杀手，并在工作中避免它们； ž 根据目标管理及轻重缓急安排工作任务，制订工作计划； ž 描述及使用各种时间管理的方法与工具； ž 在工作中实践良好的时间管理习惯以提升个人工作效率。 Time Management Skills 2

3. 目录 1. 2. 3. 4. 5. 了解个人时间习惯及辨别时间杀手---------------------------------------------------4 • 时间日志 / 时间的使用 • 辨别时间杀手 • 时间管理及工作计划练习 通过管理目标来管理时间---------------------------------------------------------------9 • 以价值为基础的时间管理模型 • 目标设立之SMART（聪明）原则 根据轻重缓急排定优先顺序----------------------------------------------------------11 • 时间管理矩阵图 • 排定优先顺序之A-B-C方法 • 细分工作任务到每日工作计划 运用时间管理技巧提升工作效率----------------------------------------------------15 • 人体生理黄金时段 • 井然有序的办公区域 • 井然有序的文档体系 • 有效使用Outlook • 如何停止拖延工作任务 • 从 电话沟通中节约时间 • 如何减少访客的干扰 • 有效控制会议 • 有效利用等待时间 总结----------------------------------------------------------------------------------------20 Time Management Skills 3

4. I 了解个人时间习惯及辨别时间杀手 学习时间管理的一个重要准备任务就是“了解你的时间是怎么花掉的”。 这可能会 被认为是一个非常简单的任务，只要简单回忆一下就可以了。 但我们的“想象”和 “现实”常常有很大的差异，甚至完全不同。 管理大师彼得·德鲁克曾经描述他所做的研究：他请管理者将自己怎样使用时间的 情况写下来，又请人记录这些管理者是如何使用时间的。一个公司董事长很确定 地告诉研究者，根据他的感觉，他的时间分别用在公司高级管理人员、重要客户、 地区社会活动这三个部分上。历时6周的实际记录结果是，他把大部分时间用在了 调度工作上，随时了解他所认识的客户的订货情况。这名管理者开始无法相信这 些记录，但在很多次看到类似记录之后，他相信，“关于时间的使用问题，记录要 比记忆可靠得多。” Time Management Skills 4

5. ① 时间日志 / 时间的使用 请挑选一个工作日作为典型 样本，在下列的时间日志表 中记录那天所做的每件事情 和所花的时间，最后计算出 总时间长度。 记录你的时间是怎么花掉的，是时间管理的开始，但它绝不是一次性的任务， 我们可能需要不断地重新记录，以便及时跟进自己的时间使用情况，譬如在一 个月内挑一个工作日来记录当天的时间使用情况。 而过于频繁地记录时间表也 会让人感到压力大且耗费时间。 Time Management Skills 5

6. ② 辨别时间杀手 ¾ 我们需要不断总结，到底我们的时间流逝去了哪里？ 我们的生活中充满了时间 杀手，它们以不同的面目出现，在不经意间占用或消耗掉我们宝贵的时间。 ¾ 以下是常见的时间杀手，请根据1-10（低-高）的评分标准评判它们在你工作中 出现频率的高低。 时间杀手  计划欠妥  条理/目标不清  休息不足，精神不振  做事拖延  事必躬亲  权责不清  不速之客  电话干扰  无效率会议  社交闲谈  公差旅行 出现频率 ③ 时间管理及工作计划练习 ¾ 时间管理是一种个人管理技巧，它与一个人的个性、工作风格、经验以及所从 事的工作内容有密切关联。 下面这个练习可以您将进一步检测自己目前的时间 管理思路和方法。 请把自己设想为练习中的销售经理，并根据所知信息制订 一天的工作日程表。 Time Management Skills 6

7. 我的一天 我在一家医药器械公司担任销售经理，目前带领了一个5人的销售团队。 在工作中我算 是比较努力和敬业，因为我希望有一天能被晋升为我们公司第2位中国籍销售总监。现 在再介绍一下我的团队：助理一名，担任行政和文书方面工作，不过已经提交了离职报 告；资深销售主管一名，今年的大多销售业绩都是由我们两合作完成的；销售员三名， 2人是今年7月刚毕业的大学生。 我的这个团队是刚从公司统一的销售部门分离出来的，主要是负责向甲级和乙级医院推 销公司新推出的手术刀系列。因为是刚组建的销售团队，今年的指标定的不高，已经接 近完成，但明年公司给我订立的销售指标是今年的一倍，这让我感到有点压力。 我的直接上司是华东区的销售总监，是一个非常关注工作效率和结果的领导。 我平时合 作比较多的部门是产品开发部，因为公司要求我们定期与客户见面，了解产品的使用情 况，反馈给产品开发部以便做产品更新。 另外就是物流部门，因为它直接处理配送我们 的定单。 与我关系比较好的同事是专门负责义肢销售团队的YY，我们经常一起吃午饭。 我经常晚上要陪客户吃饭应酬，所以我太太总是抱怨我给家里的时间太少，让她承担了 大部分的家庭责任，为此我很内疚。我们有一对4岁的双胞胎女儿，现在非常调皮，我 也希望能有多些时间管管她们。 今天是11月10日，我突然发现工作清单变得很长，我需要计划一下今天要完成哪些工作： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 产品开发部经理要求今天与我见个面，了解一下最近客户使用新产品的感觉。 今天是我太太的生日，我要预定餐厅晚上7点半的座位，和她共进晚餐。 明年我的团队会扩编4人，现在的办公室无法容纳这么多人，行政部经理要求我和 她 一起去看她为我们找的新办公室。 上司秘书要求我提交上个月销售报告，还有3天截止。 6点钟我要和X医院的新任外科主任打网球，他是我的一个潜在客户。 我要和人事部经理谈我的一名员工的工作表现问题，他一个月来总是无故迟到早 退，消极怠工。 A医院打电话给我，投诉说某个定单已经迟了两周还没有交货（合同是货到后付 款）。 人事部在催各部门经理交员工年底工作表现评估表，我只面谈了两位员工。 下午4点半，是例行的销售会议，一般召开1个小时，我要做一个20分钟的演讲，介 绍我们团队明年的销售策略。 我一般在12点半与专门负责义肢销售团队的YY一起吃午饭。 11点要去B医院给院长和外科主任做第一次产品介绍。 我每天会和我的团队开半小时会。 有两家已经和我合作很长时间的乙级医院需要拜访一下。 明天上午10点有一个半天的基础销售培训，想让2个大学生去参加。 人力资源部和我预约面试行政助理候选人。 对明年的预算还有些疑问，一直想和上司谈一下细节。 市场部想让我看一下他们新设计的产品宣传手册，给他们一点意见。 Time Management Skills 7

8. ③ 时间管理及工作计划练习 ¾ 请使用此表制订销售经理一天的工作日程： 时间 任务 / 事件 在“时间管理及工作计划练习”中，您有何感受和启发？ 有哪些方法和技巧 是您在日常工作中可以借鉴的？ Time Management Skills 8

9. II 通过管理目标来管理时间 目标是人类为之付出努力的确切方向，目标能驱使公司发展前进，目标是用于衡 量成果的标准。 时间管理的最终目的，就是让我们在最短时间内有效实现更多的 目标。 ① 以价值为基础的时间管理模型 日常 任务 中间计划 短期目标 根据实施计划制定的每日任务 详细的实施计划 哪些短期目标可以帮助你实现最终目标？ 你在一生中希望实现的目标有哪些？ 长期目标 价值观 什么对你而言是至关重要的？ 回顾并分析“时间管理及工作计划练习”中的销售经理的价值观、长期目标、 短期目标，以及相应的首要工作任务。 1. 价值观： 1. 价值观： 2. 长期目标： 2. 长期目标： 3. 短期目标： 3. 短期目标： 4. 首要工作任务： 4. 首要工作任务： Time Management Skills 9

10. ② 目标设立之SMART（聪明）原则 ¾ Specific 目标是具体的 ¾ 9 “ 具体 ” 就是要用具体的语言清楚地描述要实现的行为标准。 9 示例： “ 增强客户意识 ” 这种对目标的描述就很不明确，因为增强客户意识有许多具体做 法，如：减少客户投诉、提升服务的速度，使用规范礼貌用语等。有这么多增强客户 意识的做法，现在所说的 “ 增强客户意识 ” 到底指哪一块？不明确就没有办法去具体实施。 而具体的目标描述可以是 -- 过去每月客户投诉率是 3 % ，主要是由于收银系统运行缓 慢而导致顾客等待时间过长，现在要全面升级收银系统，使每位顾客等待的时间不超 过 2 分钟，最终将每月的客户投诉率降低到１ % 。 Measurable 目标是可以衡量的 ¾ ¾ “ 可以衡量 ” 是指目标应该可以有一组明确的数据作为衡量是否达成目标的依据。 如果 制定的目标没有办法衡量，就无法判断这个目标是否实现。目标的衡量标准应遵循 “ 能 量化的量化，不能量化的质化 ” 。 Achievable 目标是可以实现的 ¾ “ 可以实现 ” 是针对个人能力而言的，是指个人经过努力可以实现所设立的目标，而在此 过程中，会给个人能力或组织绩效带来一定的提高和突破。人通常容易把目标设立的 过低，但如果总是这样，你就会永远止步不前。 ¾ Realistic 目标是现实的 ¾ “ 现实 ” 是指所设立的目标符合现行情况下可实施条件，这些条件包括人力资源、硬件条 件、技术条件、外部环境因素等。 不切实际的目标只会浪费宝贵的时间和资源。 ¾ Time-based 目标具有明确的截止期限 ¾ “ 明确的截止期限 ” 就是指目标是有时间限制的。例如，我将在 2009 年 5 月 31 日之前完 成某事， 5 月 31 日就是一个确定的时间限制。没有时间限制的目标会影响到考量的准确 性和公正性。 请根据SMART原则，列出一条您在未来6个月内想实现的工作中或生活中 的目标。 Time Management Skills 10

11. III 根据轻重缓急排定优先顺序 什么事是必须做的？这是时间管理的一个关键问题。时间管理的错误做法基本上都 可以归结为，把时间花在那些不是必须要做的事情之上。 ① 时间管理矩阵图 ¾ 我们可以把事情按“轻－重”、“缓－急”两个维度分成四个象限：第一象限为重要 且紧急的危机事件；第二象限为重要不紧急的计划类事情；第三象限为不重要 但紧急的需要立刻关注的事情；第四象限为不重要且不紧急的琐事。 重 要 不 重 要 Crisis 危机事件 Immediate 立即要完成的 紧急 Planning 计划 1 2 3 4 Trivia 琐事 不紧急 回顾并分析“时间管理及工作计划练习”中，销售经理的任务清单内的事项 分别属于哪一个象限？ 第一象限： 第一象限： 第二象限： 第二象限： 第三象限： 第三象限： 第四象限： 第四象限： Time Management Skills 11

12. ① 时间管理矩阵图 重 要 不 重 要 Crisis 危机事件 Immediate 立即要完成的 紧急 Planning 计划 1 2 3 4 你在各个象限所 你在各个象限所 花费的时间与比 花费的时间与比 例为多少？ 例为多少？ Trivia 琐事 不紧急 重要的事情是指那些个人或组织所在乎的、能体现价值和贡献、有助于实现重要 个人或组织目标的事。 这些事应该被优先关注，并获得最大的投入。 但是，我们 往往迫于压力，把紧急的事情放在第一位，慢慢地就掉进了 “嗜急成瘾”的陷阱。 在此，我们的建议是：尽量收缩在第三和第四象限所花的时间，将第一象限的事 情转化到第二象限。 让时间掌控在我们的手中，让自己变得更有计划性和远见； 尽量减少或避免做那些即使花了时间也对我们的目标毫无帮助的事情。 你知道吗？ 帕累托80/20原则： 帕累托80/20原则： “人类所有的活动中，80%的结果产生于20%的活动。” “人类所有的活动中，80%的结果产生于20%的活动。” Time Management Skills 12

13. ② 排定优先顺序之A-B-C方法 ¾ 排定优先顺序之A-B-C方法是一个能够确定工作任务重要性的有效工具，它可 以帮助你把每天或每周的工作时间和注意力有效地分配到最重要的任务上。 ¾ 排定优先顺序之A-B-C方法的执行步骤： 列出你想要在一天或一周内完成的工作任务 列出你想要在一天或一周内完成的工作任务 在那些最为重要且紧急的工作任务前标注“A A ” 在那些最为重要且紧急的工作任务前标注“A” 在那些相对次要或不那么紧急的工作任务前 在那些相对次要或不那么紧急的工作任务前 标注“B B ” 标注“B” 在那些最不重要和不紧急的工作任务前标注 在那些最不重要和不紧急的工作任务前标注 “C C ” “C” 最后在每一类中，再根据其重要和紧急程 最后在每一类中，再根据其重要和紧急程 度，在任务前用数字 数字标注出完成顺序，例如 度，在任务前用数字标注出完成顺序，例如 A1，A2，A3或B1，B2，B3 A1，A2，A3或B1，B2，B3 排定优先顺序之A-B-C方法表（样表1） 1. 优先程度：对你目前而言，工作任务的重要紧急程度。 2. 完成顺序：对ABC每一类中的工作任务分别按重要紧 急程度排序。 3. 预计完成时间：估计每项工作需要持续的时间长度。 4. 投入精力要求：考虑工作的难易程度和对你精力状态的 要求。 Time Management Skills 13

14. ③ 细分工作任务到每日工作计划 ¾ 在细分工作任务到每日工作计划表时，应遵循以下原则： 9 先登记上周已经预约安排好的活动（例如，会议、拜访客户等）。 9 按 A-B-C 顺序依次登记。 9 先登记你最不喜欢做的任务，最后登记到你最喜欢做的工作。 9 兼顾你个人的黄金生理时间段。 9 留有应对突发事件的时间空隙。 细分工作任务到每日工作计划表（样表2） 俗话说：计划赶不上变化。即使考虑周全， 计划完善，时常还是会被突发 事件搅乱。 面对突发事件，您怎样应对？ Time Management Skills 14

15. IV 运用时间管理技巧提升工作效率 “时间是可以省下来的？” 您同意这个观点吗？ 掌握和实践一些时间管理的小技巧 可以为您赢得更多宝贵时间。 ① 人体生理黄金时间段 ¾ 所谓“人体生理黄金时段”就是指在一天中的那几个时段中，人的大脑细胞活 跃，身体精力充沛，因而思维敏捷、头脑清晰、动作迅速、办事效率高，而且 通常情绪高涨。 ¾ 请在下图中画出您的人体生理黄金段曲线。 请列出您在不同生理时段可进行的工作或活动： 1. 精力和状态最好： 1. 精力和状态最好： 2. 精力和状态一般： 2. 精力和状态一般： 3. 精力和状态最差： 3. 精力和状态最差： Time Management Skills 15

16. ② 井然有序的办公区域 = 节约时间和金钱 ③ 井然有序的文档体系 纸类文档体系的标准： 电脑文档体系的标准： ¾ 分类清晰、按类存放 ¾ 分类清晰、按类存放 ¾ 标题明确、反映内容 ¾ 标题明确、反映内容 ¾ 及时存档、分类有序 ¾ 标注路径、查找便捷 ¾ 设立清单、定期清理 ¾ 合并文档、省下时间 Time Management Skills 16

17. ④ 有效使用Outlook 很多人在工作中被大量的、信息过载的电子邮件所困扰。 这里介绍一些有助于您在 阅读和接收电子邮件过程中节省时间的小技巧。 ¾ 限定处理邮件的时间段以防止频繁的邮件干扰。 ¾ 创立以名字区分的文件夹，将相关邮件存储在不同的文件夹内。 ¾ 根据主题、关键词、发/收件人名称将邮件分类，以方便查阅。 ¾ 发送邮件一定要添加描述性主题 。 ¾ 避免发送连锁邮件（而其最终沟通的内容是极其简单或无关的） 。 ¾ 只回复邮件给相关人员。 ¾ 会使用Outlook地址簿存储邮件地址和快速发送邮件。 ¾ 会使用Outlook办公辅助功能（Calendar, Task, Contacts）。 ⑤ 如何停止拖延工作任务？ 谚语： 谚语： 拖延就是浪费时间。 拖延就是浪费时间。 Procrastination is Procrastination is the thief of time. the thief of time. 您是否曾把工作任务拖延到最后一刻才去做？ 您是仅仅拖延某一个事项的完成，还 是拖延是您一贯的习惯？ 拖延工作任务的原因是多种多样的，您的原因是哪一种？ 当发现自己试图拖延工作时，您可以： ¾ 不喜欢的工作任务 ¾ 枯燥乏味的工作任务 ¾ 极其复杂的工作任务 ¾ 不知道该如何处理的工作任务 ¾ 没有信心按质按量完成的工作任务 ¾ 追求完美主义 ¾ 与下达工作任务或需要合作的人不合 ¾ 经常受干扰 …… Time Management Skills 1. 1. 2. 2. 承认自己拖延的问题，分析原因。 承认自己拖延的问题，分析原因。 考虑拖延后果。 考虑拖延后果。 3. 3. 把它分解成一个个小的工作项 把它分解成一个个小的工作项 目，逐个击破。 目，逐个击破。 4. 4. 坚持实施计划。 坚持实施计划。 5. 5. 6. 6. 在执行过程中多给自己激励。 在执行过程中多给自己激励。 奖励自己。 奖励自己。 17

18. ⑥ 从 电话沟通中节约时间 来电 ¾ ¾ ¾ ¾ ⑦ 去电 过滤电话 准备纸、笔以备记录或 直接在电脑里做记录 避免“煲电话粥” 必要时主动结束电话 ¾ 运用工具技巧快速获取电 话号码 ¾ 规划通话事宜 ¾ 选择合适的通话时间 ¾ 接通后，先确认对方是否 方便与你详谈 如何减少访客的干扰 访客的行为 策略 原因 1. 当对方要占用你的时间 协商谈话的时间 你主动控制时间 2. 当对方坚持事情非常紧急 询问对方需要多长时间或告 知对方你有多少时间 始终控制时间 3. 对方说话很绕 打断他，并要求对方简明扼 要地描述 避免时间无谓浪费 4. 对方寻求你的帮助 先判断该问题是否属于你的 工作范畴或你是否有能力提 供帮助；如果不是，直接婉 拒；如果是，详细询问对方 期望的结果并协商完成时间 避免增加不必要的工作量、 影响你当前的工作计划或 付出无谓的努力 Time Management Skills 18

19. ⑧ 有效控制会议 ¾ 确保会议相关人员或部门代表都会参加会议。 ¾ 作为会议主持者，应事先准备好会议议程，并发放给相关人员。 ¾ 与会人员应在会前准备好一切相关材料和信息。 ¾ 准时开始和结束会议。 ¾ 按照会议议程开展会议，不相关的事项不占用会议时间。 ⑨ 有效利用等待时间 ¾ 在拜访前确认赴约时间。 ¾ 不要过早到达（提前5分钟即可）。 ¾ 充分利用等待时间 – 阅读随身携带的材料、规划会议流程及事项等。 经验分享： Time Management Skills 19

20. V 总结 创造出更多的自由时间 + 提高效率 - 减少工作 个人良好工作习惯 做重要的事 过滤或避免干扰 说”不“ 会用省时工具和技巧 授权 时间管理更多取决于自我管理 期待您从今天开始养成好的时间管理习惯 成为时间的主人 明确您想改变的旧习惯 明确您想改变的旧习惯 详细定义您想培养的新习惯 详细定义您想培养的新习惯 尽可能以强烈的意愿开始 尽可能以强烈的意愿开始 实践新习惯 实践新习惯 在新习惯成为日常行为前 在新习惯成为日常行为前 决不半途而废 决不半途而废 邀请别人观察您的改变 邀请别人观察您的改变 Time Management Skills 20