4月份，位于杭州的一家互联网公司做了一次实验。这家公司有2000余人，他们要在本月召开年度策略会。以往，这种闭门会议，通常要花两天来开。会议议程并不繁琐，之所以时间很长，是因为20多位TL要依次通晒自己的OKR以及回答大家的各种提问，找到共识，以此来确定业务接下来的发展规划。粗略地计算一下：如果每个人的发言时间为半小时，问答环节为半小时，顺利的话，20个人发言完就要20个小时。在这次开会前，有人提议：钉钉最近升级了一款号称可以提高开会效率的工具，要不趁这次机会体验一下？本着试试看的心态，这家公司用上了这套开会工具。没想到尝试结果却出乎了所有人意料：原本要开2天的会议，这次只用了4个小时。面对开会难题钉钉的尝试与答案开会，作为沟通交流的重要手段，现如今却被人们喻为“当代职场的第一大酷刑”。用下面的一组数据就能窥其缘由，2021年出版的《7人团队敏捷管理手册》书中写到：40%的会议决定被全部推翻，30%的工作从一开始就根本不应该做，50%的时间浪费在等待做出决定中。看起来，似乎大多数的开会，其实都是在做无用功。那如何把会开好呢？数百年来，不同公司想出了各种绝招。有的硅谷公司，要求开会前喝水，散会了才允许上厕所；有的公司要求站着开会，美其名曰“stand-up”；还有的公司，借鉴德云社的经验，认为如果发言者讲得太水，应该被立即哄下台。钉钉作为一款在线协同办公软件，这几年来也在不断尝试提高开会效率、以及如何将自己的经验落地为产品，帮助用户更高效的开会。去年10月，钉钉推出了一套开会工具“钉闪会”。简单来说，它是一款以文档为中心，为开好一场会提供各类组件，让用户“开会”的前、中、后更加简单与敏捷的工具。上线后，钉闪会在客户群中大受好评，半年来蕉内、喜马拉雅、阳戈科技等超过100万家企业，选择借助钉闪会重构企业的会议文化。三菱电梯的一个技术团队共有300多人，每周平均产生60场钉闪会，覆盖技术条线的例会、项目会等。使用了钉闪会以后，整个会议流程变得高效起来。该部门最喜欢用的是「会议小结」功能，它保证了所有待办事项都落实到具体的人员，可以一定程度上避免“不清楚会议遗留了哪些待办”“有没有人跟进”“跟进情况如何”等一系列问题。近两年异军突起的新镜电商品牌“蕉内”也在第一时间体验了钉闪会。去年双十一期间，“蕉内”的作战指挥部通过使用钉闪会和钉钉知识库结合，进行了有条不紊的大促筹备和有组织的协同。通过使用钉闪会，拉通商品、销售、供应链、企划、渠道、库存等部门，实现了过程透明、责任到人，事事闭环，执行到位，保障了大促期间的货品上架和供应。目前蕉内内部周均有20+场钉闪会。在经过5个月的打磨后，钉闪会于今年3月份又推出了全新的2.0版本。开头提到的那个工具，就是钉闪会2.0。高效的开会流程应该是怎样的钉闪会是一套完整的开会方法论与工具结合的产品。首先，钉闪会提倡的是不开无准备的会议。在使用钉闪会发起会议邀请时，钉钉会为你生成一个会议文档，此时，发起人需要在其中填写明确的“会议主题”，根据文档模板安排好会议的议题及流程，并在不同的议题模块中邀请对应的人填写内容或插入资料。同时，这套动作又可以避免开无效的会议。比如，你要开一场会，目的是给同事同步一些信息。如果你把材料上传到文档后，大家通过异步的阅读评论已经完成了信息对焦。这样一来，岂不是就不用再开这个会？钉闪会的高效，意味着用最短的时间解决问题。那如何让开会时间变短呢？在会议开始前十五分钟，所有参会人都会收到提醒，此时要进行会前的材料阅读与准备，避免等到开会时，还要花时间同步会议背景、发放材料。这个功能的价值，我们数学老师很早就教过我们：40个人开会，每人浪费1分钟，就相当于浪费了40分钟。为了控制时间，你可以为每个议题设置时长，并打开计时器，反向管理喜欢拖堂的发言人，避免马拉松式的漫长会议。众所周知，没有结果的会议就相当于没有开会。在钉闪会2.0的主页面上，最右边一栏叫做“会议纪要”，给这个功能占用一整栏的目的，就是为了时刻提醒你：会议纪要要记。如果你们开会不喜欢人工记录，你还可以打开“闪记”功能，它能将你们开会时进行录音，并能实时地将语音转成文字，生成一份文字版的会议内容。至于会议讨论的结果，需要填写在“待办”中。它能帮团队记录“谁”在“什么时间”需要交付给“谁”“什么东西”，你可以理解为会议结果四要素。一个任务就相当于一个小项目。于是，钉闪会还和钉钉的项目功能进行互通，会议中得出的结论、待办可以归档到一个项目中，方便大家精准的跟进会议结论。最后，会议的讨论内容也是一种知识。使用钉闪会，你可以把开完会后生成的文档一键沉淀到知识库，让团队的成长与项目的进展都有迹可循。如此一来，当团队来了新成员时，它就化身为整个部门的知识地图，成为了新员工的成长阶梯。沉淀优秀的开会方法让进步发生在钉闪会2.0中，还有一个极为重要的理念就是：通过复用优秀的开会方法，让进步发生。钉闪会2.0通过在线文档的标准化界面，把一些优秀的开会方法论沉淀为模板，让每个组织可以按需套用，快速选用最适合自身的开会方式——毕竟没有绝对正确的开会理念，但总有适合自己的开会方法。这其中，就包括亚马逊的“6页纸”方法论。在亚马逊，每次开会前都会有一个寂静的20分钟，这段时间内会议室内会保持安静，大家各自低头阅读会议文档，不接受任何的讨论与提问。这份会议文档叫做“6页纸”，由会议发起者提供与填写。而这里的6页纸，并不是说6张纸，而是6部分内容。20分钟后，大家一起讨论文档内容，并按照会议流程提出自己对各部分的意见和建议，并对问题逐一攻破。值得一提的是，“6页纸”的文档看似简单，其实对填写者的要求非常高。它需要你写出的是结构化的、叙述清晰的文档，例如：“以前……“ “但是现在……” “因为……” “根据……” “所以接下来……”等等这些严密的逻辑关系，而不是单纯的列出几个观点或者想法。这就强迫你更深地思考，更好地理解什么事情更重要以及事物之间是如何关联的。而它带来的好处也很直接：因为你的精心准备，会议效率得到提高后，节省的可能是共同参会的几人甚至十几人的会议时间。这套开会方法论就叫做“6页纸”，这两年在互联网公司非常火热。如果你想体验这套开会方法的话，可以使用钉闪会2.0里的模板，一键复用。当然，由于会议目的不一样，“6页纸”的方法其实也不尽适用于所有场景。既然钉闪会是专注于会议管理的工具，自然也想到了这一点。因此，除了“6页纸”的开会模板外，钉闪会还吸取华为、阿里巴巴及制造、零售等各行业的开会方法论，提供了满足于不同场景的“例会”“脑爆会”“评审会”“复盘会”等等模板。回到前文所提到的一个观点：适合自己的开会方法才是最好的。然而，每个团队的人员特征不同、组织文化不同、公司制度不同、企业架构也不相同，想要打磨出一套适合自己的开会方法，非常的难。如果你觉得，自己还没有找到一套适合自己的开会方法，我们邀请你来体验一下钉闪会。钉闪会是一套完整的开会方法论与工具结合的产品，除了上面讲的那些理念与功能，它能做的还有很多。不谦虚的说，它满足了你对开会的所有需求。而它的使用门槛又非常低，只要你会使用文档，基本就没有任何问题。因为钉闪会，可以说，就用一张文档就承载了开会所需要的所有功能。最后，如果你也有一些特别实用的开会方法想要分享，不妨我们评论区见。
4月份，位于杭州的一家互联网公司做了一次实验。这家公司有2000余人，他们要在本月召开年度策略会。以往，这种闭门会议，通常要花两天来开。会议议程并不繁琐，之所以时间很长，是因为20多位TL要依次通晒自己的OKR以及回答大家的各种提问，找到共识，以此来确定业务接下来的发展规划。粗略地计算一下：如果每个人的发言时间为半小时，问答环节为半小时，顺利的话，20个人发言完就要20个小时。在这次开会前，有人提议：钉钉最近升级了一款号称可以提高开会效率的工具，要不趁这次机会体验一下？本着试试看的心态，这家公司用上了这套开会工具。没想到尝试结果却出乎了所有人意料：原本要开2天的会议，这次只用了4个小时。