之前heidi是写过两篇关于怎么写PPT的文章,比如之前的《如何快速搞定一份看起来还不错的PPT》以及《以用户为中心的文档》等,但本次搬迁博客这两篇都被我放弃了,正是因为经过了几年,又有了一些新的想法,想借此进行以此迭代。
我先试图给本文的对象做个定义:
PPT:泛指一切演示文档,包含PPT格式、Keynote格式。以下都用PPT来代称。
快速:更多是大家的观感,他们可能发现我平时并没有花在PPT制作上,但是突然就拿出来了,其实那是因为有很多非电子化作业的过程藏在平时工作里。比如纸面打草稿、纸面上拆问题、即时贴做故事线、碎片化时间做一张张PPT,然后集中电子化成型。在整个过程中,确实电子化可能只占整体时间的20%不到。
高质量:高质量的PPT必须达到自己想要传达的目标。我们可以在开始PPT前用目标受众的B&A分析法帮助自己确定PPT的目标。没有任何PPT可以应对所有人,所以每份PPT确实应该定义自己的目标受众。然后去设想听了你的PPT之前和之后,他们的认知、行动会发生什么样的变化。
PPT的内容也是高质量的,如果把一份PPT比拟成一个蛋糕。有三层结构:
蛋糕胚:即PPT到底有无干货内容,一份高质量的PPT必须言之有物,有干货。这包含了PPT的核心观点、以及用以支撑观点的论据(事实、数据、案例等)。即使把PPT里视觉装饰元素、动画、配图全部删除,转化成文字依然可以单独产生价值。
奶油层:即PPT的故事和逻辑性。如何串联干货内容组成故事,让人信服。你可能会发现,即使两份PPT都是同样的干货,但因为推理的逻辑不同、讲故事的方式不同,出现的说服力的结果也会全然不同。因此,正如蛋糕离不开奶油层,PPT也不能只有干货。
有人会说,亚马逊不是都不鼓励写PPT,都是用一页WORD代替吗?这只是工具不同,Word也是需要有这两层的,即干货+逻辑,只是倒不必要就各种动画、排版、怎么编排故事操心了。
草莓:蛋糕之上的装饰,类比PPT的品质外化,如配色、排版、细节、配图品质等等。
我们来看看如果按成本结构来拆分蛋糕,做个数学题:若蛋糕整体成本100元,蛋糕胚+奶油+人工费=90元,草莓成本10元,两者合在一起卖,蛋糕看起来值268。但若没有那颗草莓,有可能看起来值200元。但若只有草莓,那显然就不满足客户基本需求了……(人家是来买蛋糕的)。
高质量的PPT,我也建议,我们应该花80%以上的精力在独特的观点、鲜明的结论、有逻辑的推理、以及详实可信的论据上,这是“本”。但如果还有时间,别忘记了草莓。毕竟若整体很简陋,不太容易让受众立即产生信任,进而能够认真了解其中的“干货”。
以上的工作中,能够被人感知到的应该是电子化这一步,可不就是感觉“快速”嘛。
从个人的案例出发,拆解套路如以下四步:
> Step 1: 三张白纸法,整理内容框架
现实经历中,我们真的不一定非要先完成问题拆解、素材收集,再去编排剧本。因为有可能你的剧本会让你发现还缺少了素材,三者的设计可以同步并行,分享给大家一个我自创的方法——三张白纸法,帮助我们可快速厘清问题以及应该找什么样的材料。
在启动问题拆解时,找个不被打扰的1~2个小时,关自己小黑屋,不用带电脑、不用带电脑、不用带电脑,只用带三张白纸和一根笔、一叠即时贴。
1. 你们要做的是什么东西?有没有可能2分钟讲清楚,让他有一个很清晰的认识。
2. 你们的市场在哪里?你的市场为什么要为这个东西买单?——作为投资人,肯定关心投资回报率啊,只有你的东西有市场,投资人的钱才会赚回来。
3. 你们的竞争对手是谁?你提供什么特色优势?——老板的钱也是很难赚的,即使他明白你要做什么以及你有市场,但是如果你的竞争对手遍地都是,自己又缺乏核心优势,凭什么把钱给你不给别人啊?要考虑你的优势的竞争门槛有多高。
4. 你们有什么能力能把它做起来?——为什么别人无法做?是不是有足够的竞争门槛?别我刚投了钱,别的人都做出来了。
5. 你们会遇到什么样的风险和障碍,会导致你无法按预期进行?——作为投资人,当然得有必要了解什么叫不可抗力,作为要拿投资的人,你当然也要有足够周全的思考,能够预知过程中有无风险,并给出相应的应对策略。
6. 你们打算怎么做?——具体到分节奏,分里程碑,逐渐实施靠近蓝图。围绕蓝图拆分成若干个阶段,每个阶段实现一部分目标,各个阶段的目标要环环相扣,且你如何拆分的逻辑要清晰,然后才能让你的投资人觉得靠谱。绝对不是说因为时间原因,将若干个没有一脉相承关系的功能放到日历里了事。
打算怎么做,也不仅仅聚焦于产品功能,也要包含运营、业务推广等多个方面的工作。
7. 你需要什么?——资源,需要什么角色,需要多少人日的开发资源,需要什么样的组织保障?
这里只是举一个案例而已,具体的要根据你的目的、你的目标对象进行列举。
> Step 2: 清晰地回答问题,找寻答案和论据
针对问题,写出你的结论,即使不需要配图,或者万一出现机器故障PPT无法播放,但你的结论仍然是清晰的。我在这块也曾经有一些教训,过度聚焦在配图和讲故事上,但有一天遇到一个很犀利的业务方主管,时间紧张,没空听我讲故事,直接打断我问:你的结论是什么?
所以以后一定要提前把每个问题的结论整理清楚,其他的材料都是为了论证结论和增强说服力。
愉悦的开始很重要:确定色调和风格,在KEYNOTE或PPT里设置好色盘和样式,不要轻易用别的颜色。
谨慎使用动效,尽量不用。
区分归档型PPT和演讲型:演讲型PPT字少图多主要留给演讲人空间,避免自己都没时间读完下面的人早看完了的尴尬。但演讲型PPT线下归档会让人读不懂的。所以有时间时可以准备双版本PPT。
在编排PPT的内容篇幅时,也可以分享大家一个我以前很喜欢用的模型,整理一下以下矩阵表,列出受众想听、不想听的,我想讲、不想讲的,制定不同的策略应对。比如对于”想听“而我也“想讲”的,无疑应该是篇幅大头。而对方想听但我不想讲的,要提前准备答案,如果现场回答不清晰,一定要及时引导线下场合沟通。
此文属于结构化思维系列,在开始结构化思维课题前,先陆续把一些案例先推送一下,后续方便正文引用。 |